سازمان زاينده، الگوي
سازماني متناسب با عصر اطلاعات
قسمت دوم و پاياني

حسن
عباسزاده
دانشجوي دکتري مديريت دولتي
ويژگيهاي ساختار شبکه اي14 عبارتست از :
· مشتري محور است .
· اعضاي سازمان، براي آنچه مورد نياز
است با هم همکاري مي کنند.
· مسئوليت ها ، مهارتها، قدرت و
کنترل بين اعضاي سازمان توزيع مي شود.
· سطوح سازماني، اندک است.
· بر روي توان مديريت، تمرکز مي
شود.
· قابليت حفاظت از ماموريت اصلي
سازمان را در محيط پر متلاطم در بلند مدت ، دارا مي
باشد.
· قدرت انعطاف پذيري وکاهش عدم
اطمينان در مقابل تغييرات مستمر محيطي را دارد (اسکات
و دنيس،1996) .
2-4- مديران سازمان هاي زاينده
مديران سازمان زاينده، نقش يك مربي را براي خود قايل
هستند تا نقش يك رئيس و مدير، و به مسايل بيشتر از
نقطه نظر بار آموزشي مي نگرند .
نقش مديران عملياتي و سرپرستان واحدهاي سازمان، در
تسهيل امر آموزش در سازمان زاينده، بسيار حائز اهميت
است، زيرا آنان هستند كه نقش مربي و معلم را براي
گروه هاي كاري ايفا مي نمايند.
ديدگاه سنتي، از مديران به عنوان كساني كه جهت را
تعيين مي كنند، تصميم هاي مهم را مي گيرند و به افراد
نيرو مي بخشند، در جهان بيني فردگرايانه و غيررسمي
ريشه دارد. در حالي كه رهبري در سازمانهاي زاينده، بر
كارهاي ظريف و مهم تر متمركز است . در يك سازمان
زاينده، نقش رهبران با تصميم گيرندگان به كلي فرق مي
كند، مدير در اينجا طراح، خلاق و آموزگار است . اين
نقش، توانمنديهاي جديدي را طلب مي كند كه شامل:
· توانايي ايجاد چشم انداز مشترك براي آينده .
· توانايي بروز دادن الگوهاي ذهني رايج و
مواجه شدن با آن .
· توانايي ترويج الگوهاي فكري كه توجه آن
بيشتر به سازمان مي باشد و تفكر سيستمي است.
مديران سازمانهاي زاينده، مسؤول ايجاد سازمانهايي
هستند كه افراد آن پيوسته بر توانايي خود براي شكل
بخشيدن به آينده خويش بيفزايند، يعني اينكه مديران
مسؤول يادگيري هستند . مديران سازمانهاي يادگيرنده،
داراي نقش هاي طراحي، معلمي و خدمتگزاري هستند . نقش
خدمتگزار صرفاً به نگرش و روحيه مشخص بستگي دارد، اين
روحيه براي توفيق سازمانهاي يادگيرنده بسيار مهم است .
رهبراني كه در كار ايجاد سازمانهاي زاينده هستند، هدف
بزرگتر و متعالي تري را دنبال مي كنند كه از محدوده
سازمانيشان فراتر مي رود . در اينگونه سازمانها مدير
نقشهاي جديدي را به عنوان معلم، دانشجو و نيز به عنوان
يك نمونه عامل اخلاقي و نظريه پرداز ايفاء مي كند
(بنيس، 2002).
2-5- مهارتهاي موردنياز مديران سازمان هاي زاينده
الف- مهارت فردي كه مديران سازمان زاينده را در
دستيابي به توازن و جامعيت ميان اعضاي بدن، انديشه،
سيستم هاي عصبي و ضمير خودآگاه، توانايي مي بخشد .
ب - مهارت گروهي (سازماني) كه شامل :
· مهارت ايجاد انگيزش در ديگران و اعضاي
سازمان از طريق پيوند علايق و ايده هاي مشترك .
· مهارت برقراري ارتباط كه از طريق يك فرايند
دو جانبه و گوش دادن انجام مي شود .
· مهارت تسهيل كنندگي، که در چارچوب تيم،
ساختار و فرايندي را ايجاد كردن، بطوري كه همه افراد
قادر باشند تا در اوج سطح خودشان در چارچوب بصيرت و
رسالت مشترك عمل نمايند .
ج - مهارت فرهنگي (اجتماعي)، که به كمك
اين مهارت مي توان در سازمان يكپارچگي ايجاد كرد و در
ميان افراد، عادت بالنده بودن را پرورش داد ( آندرسن،
1997) .
2-6- آموزش در سازمانهاي زاينده
آموزشهاي دايمي در حين خدمت، پافشاري بر كار گروهي،
تأكيد بر تفكر و اجازه مطرح ساختن ايده هاي نو و قبول
آنها، جريان دايمي و عمومي مشاوره و مشاركت، از
الزامات پياده سازي مفهوم سازمانهاي زاينده است ( كوك
، 1999) .
واحدهاي آموزش در سازمانهاي زاينده، نقش عوامل تسهيل
كننده و راهنما را براي مديران عملياتي و كاركنان
ايفاء مي نمايد . در تدوين برنامه آموزشي دوره ها،
نيازهاي سازماني به مفهوم وسيع كلمه بايد ملحوظ شود .
نياز به آموزش هاي حين كار و آموزش هايي براساس موارد
اقتضايي محيط كاري (مورد كاوي و يادگيري عمل) روز به
روز بيشتر مي شود .
2-7- اقدامات سازمانهاي زاينده براي بهره برداري موثر
از تغييرات و تحولات محيطي
· سياستهايي را براي ساختن آينده اتخاذ مي
كنند .
· روشهاي اصولي و سيستماتيك براي يافتن، پيش
بيني و پيشي گرفتن بر فرايند دگرگوني در نظر مي گيرند
.
· راه حل مناسبي براي معرفي و ترويج
دگرگوني، هم در محدوده سازمان و هم در خارج از آن
پيدا مي نمايند .
· سياستهاي را براي برقراي تعادل بين فرايند
دگرگوني و تداوم فعاليتهاي سازمان مي انديشند .
سازمان زاينده به سياستهايي نياز دارد كه حال را به
خلق آينده وادار نمايد . اولين سياست و شالوده تمامي
عمليات انجام كار، آزاد كردن منابع و امكانات از تعهد
به چيزي است كه ديگر تاثير مثبتي بر عملكرد سازمان
ندارد و بنا براين اولين سياست در ايجاد دگرگوني اساسي
در سازمان، رهاسازي و دل كندن سازمان يافته است .
مهم ترين سياست براي ساختن آينده، سياست بهسازي سازمان
يافته است كه ژاپني ها آن را كايزن (kaizen ) مي نامند
. براساس اين سياست، هر كاري را كه سازمان چه در داخل
و چه در بيرون از سازمان انجام مي دهد- نظير كالاها و
خدمات، فرايندهاي توليد، بازاريابي و فروش، خدمات
رساني، آموزش و توسعه نيروي انساني و استفاده از
اطلاعات – بايد به نحو اصولي، مستمر و سيستماتيك
بهسازي و ارتقاء داده شود . اين بهسازي، بايد براساس
يك نرخ سالانه از قبل تعيين شده، صورت گيرد .
· بهره برداري از موقعيت ها و فرصتهاي محيطي،
سياست بعدي سازمانهاي زاينده است كه در آن خواهان
رهبري تغييرات است . بنابراين بجاي هزينه كردن براي
رفع مشكلات، به دنبال فرصتهاي جديد مي باشند .
· آخرين خط مشي سازمان زاينده، تعبيه سياست
سيستماتيك و اصولي در زمينه نوآوري است يعني سياست
آفرينش دگرگوني كه موفقيت سياست مذكور، منوط به اجراي
موثر سياستهاي رها سازي سازمان يافته از وضعيت غير
موثر موجود، بهسازي و ارتقاء و نيز سياست بهره گيري از
فرصتها محيطي مي باشد (دراكر، 1998) . لذا سازمان
زاينده، از يادگيري جهت ايجاد نوآوري در روشهاي انجام
كار، ارائه محصولات جديد استفاده مي نمايد. لازم به
ذكر است كه هر يك از مراحل فرايند يادگيري با فرايند
نوآوري، ارتباط مستقيم و به هم پيوسته اي دارد. در اين
زمينه " روني لسيم " در كتاب "ايجاد سازمان
يادگيرنده" رابطه بين يادگيري و نوآوري را به صورت
چرخه اي به هم پيوسته، نمودار زير بيان نموده است .
2-8- توانا سازي كاركنان ، لازمه تحقق سازمانهاي
زاينده
جهت تحقق سازمانهاي زاينده، بكارگيري مديريت تواناسازي
كاركنان ضروري است . تواناسازي ، ظرفيتهاي با لقوه اي
را براي بهره برداري موثر از منابع انساني كه از آن
استفاده كامل نمي شود، در اختيار مي گذارد . هرگاه
سازمانها بخواهند در دنياي پيچيده و پرآشوب امروزي ،
ادامه حيات دهند، اين نيروي بالقوه را بايستي بدرستي
مهار كرد و مورد استفاده قرار داد . همچنين مشتري
گرا بودن ، بهره وري بيشتر، انعطاف پذيري20 اقدام
سريع و بهبود مستمر21 از جمله مواردي است كه
سازمانها جهت تداوم حيات خود به آن نياز دارند . لذا،
براي دستيابي به اين خصوصيات سازمانهاي بالنده، مهم
ترين ابزار رقابتي نيروي انساني است كه بايد آنرا
توانا ساخت .
عوامل اصلي جهت تواناسازي كاركنان عبارت است از :
سهيم كردن همه كاركنان در
اطلاعا ت سازماني، كه در صورت تحقق اين امر، افراد به
واسطه دسترسي به اطلاعات بهنگام ، داراي قدرت دانش و
آگاهي مي شوند . از سوي ديگر افراد بدون داشتن
اطلاعات نمي توانند، مسوولانه عمل كنند. آنان با داشتن
اطلاعات ناگزيرند مسوولانه عمل نمايند .
بطوركلي سهيم شدن در اطلاعات
سازمان :
· اولين اصل در توانا سازي انسانها و
سازمانها است .
· به افراد امكان مي دهد از وضعيت فعلي سازمان
خود، بطور روشن آگاه شوند .
· در سراسر سازمان اعتماد به وجود مي آورد .
· طرز فكر سلسه مراتب سنتي را از ميان بر مي
دارد .
· به افراد كمك مي كند كه بيشتر مسوول باشند .
· افراد را بر مي انگيزد تا مانند صاحبان
سازمان عمل كنند .
2- با تعيين حدود ، خود مختاري ايجاد كنيد. محدوده
هايي كه خود مختاري بوجود مي آورند :
· مقصود – در چه حرفه اي هستيد ؟
· ارزشها – رهنمودهاي عملياتي شما چه هستند
؟
· چشم انداز – تصوير آينده شما چيست ؟
· هدفها - چگونه چه وقت كجا و به چه طريق
كارهايتان را انجام مي دهيد ؟
· نقشها – افراد چه نقشي را ايفا مي كنند ؟
· ساختار سازماني سيستم ها – از كاري كه مي
خواهيد انجام دهيد ، چگونه پشتيباني مي كنيد ؟
3- سومين عامل اصلي جهت تحقق تواناسازي كاركنان ،
اين است كه تيم هاي خودگردان ، جايگزين سلسله مراتب
خشك سازماني شوند . به خاطر اينكه تيمهاي توانمند ،
موثرتر از افراد توانمند در سازمان عمل نموده و به
دليل داشتن ويژگي هم افزايي، بهره وري سازماني را بطور
فزاينده افزايش مي دهند. افزايش رضايت شغلي ، تغيير
طرز تلقي از اجبار به اختيار، تعهد بيشتر كارمند ،
ارتباطات بهتر كارمند و مدير، افزايش كارآيي فرايند
تصميم گيري ، بهبود كيفيت ، كاهش هزينه هاي عمليات،
افزايش سود آوري سازمان ، از جمله مزاياي بكار گيري
تيمهاي خود گردان 22 در سازمان ها مي باشد .
تاثيرات توانمند سازي بر سازمان هاي زايند :
الف - ترويج فرهنگ يادگيري ، به نحوي كه سازمانها و
اعضاي آن ، بطور مستمر قابليت هاي خود را افزايش داده
و گسترش دهند.
ب - تفويض اختيار بيشتر مديران، افزايش تعهد خلاقيت
كاركنان را موجب مي شود و باعث جستجوي آنان جهت انجام
كار به روشها و شيوه هاي بهتر مي گردد.
ج - افزايش اعتماد به نفس كاركنان، موجب بالا رفتن
قدرت و توانايي انجام كارآنان شده ، انگيزش بيشتر
كاري را در بين اعضاي سازمان تقويت مي نمايد (بلانچارد
، 1997).
2-8- الزاماتي جهت پياده سازي ايده سازمانهاي زاينده
1- لازم است كه رهبر سازمان ، بصيرت ( ( Vision و
مأموريت ( Mission ) روشن و واضحي را براي سازمان
ارائه دهد تا به عنوان راهنماي عملكرد آتي كاركنان و
واحدهاي سازمان ، مورد استفاده قرار گيرد .
2- لازم است رهبري سازمان ، ارزيابي و تصوير صحيح
و واقعي از وضعيت فعلي سازمان و اينكه در حال حاضر در
كجا ايستاده است ، فراهم آورد تا كاركنان قادر
باشند با مقايسه حال و ايده آل هاي آينده ، ارزيابي
صحيحي از نيازها و ضرورتهاي آموزشي خود بدست آورند
تا زمينه مناسب جهت ايجاد سازمان زاينده فراهم گردد .
3- لازم است در سطح استراتژيك، سازمان زاينده
ارزش نيروي انساني خود را به عنوان مهم ترين منابع
تحول آفرين ، به خوبي بشناسد و به كاركنان خود به
عنوان انسانهايي نيرومند خلاق و نه نيروي انساني صرف،
بنگرد.
4- لازم است مديران در هر يك از سطوح سازمان
زاينده، مقتضيات آموزش را براي ديگران فراهم
آورند و لازمه اين كار ، داشتن نگرش متفاوت با نگرش
مديريت كاريزماتيك است كه در آن مدير به دليل
برخورداري از جاذبه معنوي در بين كاركنانش ، تقريبا"
تصميم گير مطلق است .
5- پديد آوردن سازمان سازنده ، نياز به فرهنگ
سازماني مناسب نيز دارند . در يك سازمان پويا از
تغييرات سريع و مستمر استقبال مي شود و به تغيير به
عنوان محركي براي بروز خلاقيت و برخورد فعال با مسائل
نگريسته مي شود . در اين فرهنگ ، تغيير به عنوان بستري
مناسب براي رشد و تكامل كاركنان و سازمان تلقي مي
شود .
6- لازم است سازمان زاينده ، آموزش و توسعه دايمي
را ترغيب و تشويق نمايد تا كم كم بصورت بخشي از
فرهنگ سازمان درآيد و اين امر به نوبه خود تجديد نظر
در سيستمهاي سازمان زاينده را موجب مي شود .
نتيجه گيري
با توجه به اينكه بشر امروز در يك دوره انقلابي زندگي
مي كند، انقلابي بدون خونريزي و بدون تكيه بر سلاح هاي
مخرب. اين انقلاب دانشي23 متكي بر فن آوري هاي
اطلاعاتي و ارتباطي است كه طي نيم قرن اخير بوجود
آمده و توسعه يافته است . در اين ميان، طراحي و به
كارگيري سازمانهاي متناسب با ويژگيهاي عصر اطلاعات و
ارتباطات ضروري است . از سوي ديگر، بعيد به نظر مي
رسد كه سازمان انطباقي با ويژگي نگرش محدود و خطي،
كنترلهاي باريك بينانه، ساختار بوروكراتيك، قوانين و
مقررات رسمي و غيرقابل انعطاف بتواند با الگوي سازمان
زاينده مقابله نموده و سهمي در ساخت سازمانهاي آينده
داشته باشد . لذا به منظور به دست آوردن جايگاهي ممتاز
در عرصه پر رقابت جهاني امروز، به كارگيري اصول و
ويژگيهاي سازمانهاي زاينده جهت پويايي و بالندگي
سازمانها، اجتناب ناپذير است .
پي نوشت ها
1- Post - Industerial Age,
2- Information Technology,
3- Mack Loahan,
4- Global Village,
5- Action,
6- Reaction,
7- Adaptive Organization,
8- Generative Organization,
9- Chaos and Ambiguous Future,
10- سازمانهاي يادگيرنده معادل واژه Learning
Organization مي باشد كه گاهي در متون فارسي تحت
عناوين سازمانهاي كامياب، دانش آفرين و كمال جو بكار
رفته است،
11- Peter Senge,
12- Learning How To Learn,
13- Bureaucratic Structure,
14- Network Structure,
15- Empowerment,
16- Culture of Faciliting ,
17- Common Perspective,
18- Intelligence Quotient
19- Gap,
20- Flexibility ,
21- Continuous Improvement ,
22- Autonomous Teams,
23- Knowledge Revolution,
-----------------------------------
منابع
· الواني،سيد مهدي،(1380)،مديريت
عمومي،تهران،نشر ني.
· سنگه، پيتر، ( 1377)، پنجمين فرمان،
مترجمان كمال هدايت و مهدي روشن، چاپ دوم، تهران،
انتشارات سازمان مديريت صنعتي .
· دراكر، پيتر، (1379)، چالش هاي مديريت در
سده 21، ترجمه محمود طلوع، چاپ اول، تهران، نشر موسسه
خدمات فرهنگي رسا .
· دراكر، پيتر، (1378)، مديريت آينده، ترجمه
عبدالرضا رضايي نژاد، تهران، اتنشارات موسسه خدمات
فرهنگي رسا .
· بلانچارد، كارلوس و راندولف، (1378)،
مديريت توانا سازي كاركنان ، ترجمه دكتر مهدي ايران
نژاد پاريزي، تهران، نشر مديران .
· اسكات، سينتيا، تي جيف، دنيس، ( 1375 )،
توانمند سازي، ترجمه مرتضي محقق، چاپ اول، تهران، نشر
سازمان بهره وري بصير.
· الحسيني، سيد حسن، (1380)، سنجش بالندگي
سازمان ، چاپ اول، تهران، انتشارات بهاريه .
· Fiot,C.M.& Lylcs, M.A. (1985),
“Organizational Learning”, Academy of Management
Review oct,Vol 15,No 4.
· Oil, M.C. & Sclouman, M.E. (1998),
Organizational Dynamics. No. 21.
· Benis, Varen . (2002) , The Evolution
Management Journal of Management,Vol 24, No 2.
· Anderson, Carl , R . ( 1997) , Management
Skills , Functions and Organization Performance , 3
rd , ed , Boston , Allyn and Bacon Inc.
· Udd , Eshkoli . & Dharni , Pshina . (1998)
, Global Change and Strategies in 2000 , Allied
Publisher Limited Co.
· Conger, J . & Kunungo , R . (1999) , The
Empowerment Process , Academy of Management Review
, Vol 14 , No 3.
· Dean , John . (2000) , Kaizen Stories and
Cases , http : // www . Kaizn-Institute.
· Kock , Ned . (1999) , Process Improvement
and Organization Learning ,Hershey USA , Idea Group
Publishing.
· Lessem , Ronnie . (1998) , Total Quality
Learning : Building a Learning Organizational , UK
, Basil Black Well Ltd , 3 , Cambridge Center.
ادامه دارد
....
|